Reisekosten im Inland: So rechnen Sie richtig

Müssen Sie als Arbeitgeber Reisekosten erstatten?

Ist das Schnitzel auf Dienstreise zu teuer, droht nicht nur Ärger von der Buchhaltung, sondern Lohnsteuerpflicht. Überhaupt ist das Erstatten von Reisekosten eine komplexe Sache - die Unternehmen möglichst einheitlich regeln sollten. Wir haben einen Überblick zur Reisekostenerstattung für Auswärtstätigkeiten.

Als Arbeitgeber sind Sie zwar grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, einem Arbeitnehmer Reisekosten zu erstatten. Ihr Mitarbeiter kann allerdings dann den Ersatz seiner Ausgaben verlangen, wenn er in Ihrem Auftrag unterwegs war. Das gilt unabhängig davon, ob es um Reisekosten im In- oder Ausland geht.

Wenn Sie einen Mitarbeiter zu einem Seminar schicken und der ein U-Bahn-Ticket löst, um zum Veranstaltungsort zu gelangen, dann müssen Sie ihm das Fahrgeld ersetzen.

Meistens wird die Frage der Reisekostenerstattung entweder im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt. Das ist auch sehr sinnvoll, weil damit für beide Seiten Klarheit herrscht.

Reisekosten sind in der Regel lohnsteuerfrei

Allerdings stellt sich dann gleich die nächste Frage. Wenn Reisekosten erstattet werden, wie muss die Kostenerstattung dann aus Sicht der Lohnsteuer behandelt werden?

Für nachgewiesene, beruflich veranlasste Fahrtkosten, Übernachtungskosten, und Reisenebenkosten gilt, dass diese vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden können.Anders sieht dies bei Verpflegungsmehraufwendungen Hier gelten Pauschalen. Bis zu deren Höhe werden die Kosten als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn betrachtet. Was darüber liegt, ist jedoch lohnsteuerpflichtig.Bildlich gesprochen: Fällt das Schnitzel auf der Dienstreise zu teuer aus, will das Finanzamt von einem Teil davon ein Stück abhaben.

Was fällt unter beruflich veranlasste Reisekosten?

Um beruflich veranlasste Reisekosten handelt es sich, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitstätte tätig wird (Dienstreise), wenn er ständig wechselnde Tätigkeitsstätten hat oder wenn er eine Fahrtätigkeit ausübt.

Das mag eindeutig klingen, aber schon das Kriterium „erste Tätigkeitsstatte“ bietet häufig Anlass zum Streit.

Fahrtkosten

Hat Ihr Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel benutzt, müssen Sie ihm den bezahlten Fahrpreis einschließlich möglicher Zuschläge erstatten.

War er mit seinem eigenen Fahrzeug unterwegs, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie ermitteln und erstatten die tatsächlichen Gesamtkosten, oder Sie bezahlen eine Pauschale pro gefahrenem Kilometer. Diese Fahrtkostenpauschale beträgt:

• 30 Cent pro Kilometer bei einem PKW

• 20 Cent pro Kilometer bei anderen motorisierten Fahrzeugen, etwa einem Roller oder Motorrad

Verpflegungsmehraufwand

Beim Verpflegungsmehraufwand gelten wie erwähnt Pauschbeträge. Diese sind gestaffelt:

• Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit von mehr als 8 Stunden beträgt die Pauschale 12 Euro.

• Für den An- und Abreisetag einer mehrtätigen Auswärtstätigkeit betragt die Pauschale ebenfalls 12 Euro.

• Für jene Tage, die nicht An- und Abreisetag sind, beträgt sie (bei mehrtägigen Dienstreisen) 24 Euro.

Angenommen, Ihr Arbeitnehmer besucht ein zweitägiges Seminar. Da es am ersten Tag bereits morgens um 8 Uhr losgeht und am zweiten Tag zum Schluss eine Abschlussveranstaltung mit Open End ansteht, muss er bereits am Vortag anreisen und kann erst am Tag Seminarabschluss zurückfahren. Damit ergibt sich:

Anreisetag:12 Euro 1. Seminartag:24 Euro 2. Seminartag:24 Euro Abreisetag:12 Euro

Es geht aber noch deutlich komplizierter. Dann etwa, wenn Ihr Mitarbeiter eine Mahlzeit erhält, die von Ihnen bezahlt wird, vom Seminarveranstalter angeboten wird die das Hotel als Teil der Übernachtungskosten stellt. Diese Kosten müssen dann nämlich in Abzug gebracht werden – da nimmt es das Finanzamt genau.

Deshalb müssen sie in diesem Fall etwas von den Reisekosten abziehen, und zwar:

für ein Frühstück:4,80 Euro für ein Mittag- oder Abendessen je:9,60 Euro

Sagen wir, Ihr Arbeitnehmer hat ein Zimmer mit Frühstück gebucht. Dann muss die Verpflegungspauschale an drei Tagen um jeweils 4,80 Euro gekürzt werden. Während des Seminars werden die Teilnehmer durch den Veranstalter verpflegt. Der Preis dafür ist bereits im Seminarpreis enthalten. An beiden Seminartagen muss daher die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand um die Pauschale für ein Mittag- und ein Abendessen (9,60 Euro) gekürzt werden. Unterm Strich erhält der Arbeitnehmer deshalb für die beiden Seminartage keinen Verpflegungsmehraufwand, da von den möglichen 24 Euro gleich wieder 4,80 Euro plus zweimal 9,60 Euro (= 24 Euro) abgezogen werden.

Übernachtungskosten Inland

Auch bei den Übernachtungskosten gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Ihr Arbeitnehmer legt die Rechnung des Hotels vor und bekommt das tatsächlich ausgegebene Geld lohnsteuerfrei ersetzt.

Oder Sie zahlen einen Pauschbetrag ohne Einzelkostennachweis. Der beträgt allerdings nur bis zu 20 Euro – damit ist also kaum mehr als ein Zelt auf dem Campingplatz bezahlt. Und auch diese Pauschale dürfen Sie nur dann bezahlen, wenn nicht Sie als Arbeitgeber die Unterkunft gestellt haben.

Reisenebenkosten

Zu den typischen Reisenebenkosten gehören Kosten, die für die Beförderung oder Aufbewahrung von Gepäck entstanden sind, oder Telefon- bzw. Internetkosten, die beruflich veranlasst sind. Auch Maut- oder Parkplatzgebühren gehören dazu.

Reisenebenkosten können immer nur in Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet werden.

Reisekosten bei Auslandsreisen

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten besondere Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium für verschiedene Länder in unterschiedlicher Höhe festlegt. Dazu haben wir einen eigenen Beitrag geschrieben: Reisekostenerstattung für Auslandsreisen